Положение о политике в отношении обработки персональных данных потенциальных клиентов в ИООО «Дана Астра»
- Общие положения
- Политика в отношении обработки персональных данных (Далее — Политика) разработана для обеспечения прозрачного характера обработки персональных данных исходя из приоритета уважения к соблюдению прав субъектов персональных данных и сохранения конфиденциальности персональных данных. Обработка персональных данных в ИООО «Дана Астра» (далее – Организация, оператор) осуществляется в соответствии с основными принципами Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных» от 07.05.2021 №99-З.
- Настоящее Положение размещается на официальном сайте Организации minskworld.by, является общедоступным и разъясняет субъектам персональных данных как и зачем Организация, являющаяся оператором, обрабатывает персональные данные, а также описывает права субъектов персональных данных и поясняет, как их можно реализовать.
Субъекты обработки персональных данных
- Действие настоящего Положения распространяется на обработку персональных данных контрагентов, в том числе посетителей сайта (за исключением обработки файлов cookie, политика обработки в отношении которых размещена на сайте minskworld.by). Настоящее Положение не распространяется на обработку персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур, а также на обработку персональных данных лиц, претендующих на трудоустройство.
Для целей настоящего Положения к контрагентам относятся физические и юридические лица, намеревающиеся заключить или заключившие любые гражданско-правовые договоры, содержащие персональные данные физических лиц, включая договор купли-продажи недвижимости или договор создания объекта долевого строительства, договор оказания услуг, поставки товаров, и др.
Принципы обработки персональных данных
- Организация осуществляет обработку персональных данных, основываясь на принципах законности, достаточности и разумного подхода к объему и срокам обработки персональных данных, руководствуясь нормами законодательства о защите персональных данных. Оператор осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.
Цели, перечень и сроки обработки персональных данных
- Для наглядности Организация представляет процессы обработки персональных данных в виде таблицы, используя следующие сокращения:
ПД – персональных данные
СПД – субъект персональных данных
ФЛ – физическое лицо
ЮЛ – юридическое лицо
Закон – Закон Республики Беларусь «О защите персональных данных» от 07.05.2021 №99-З.
№ п/п
Цели обработки ПД Категории СПД, чьи данные подвергаются обработке Перечень обрабатываемых ПД Правовые основания обработки ПД Срок хранения ПД 1 Осуществление обратной связи по запросу контрагента и прием входящих звонков 1) Лица, направившие запрос для получения обратного звонка, предварительного бронирования объекта недвижимости через форму на сайте minskworld.by 2) Посетители офиса
3) Лица, позвонившие в Организацию
Фамилия (если ФЛ предоставило), имя, отчество (если ФЛ предоставило), номер телефона, адрес электронной почты Согласие на обработку ПД 3 года с даты последнего контакта с лицом, давшим согласие на обработку ПД 2 Направление потенциальному покупателю информации о предложениях, акциях, условиях продажи Лица, включенные в базу данных клиентов Оператора Фамилия (если ФЛ предоставило), имя, отчество (если ФЛ предоставило), номер телефона, адрес электронной почты Согласие на обработку ПД 3 года с даты последнего контакта с лицом, давшим согласие на обработку ПД 3 Запись на экскурсию по жилым комплексам Лица, изъявившие желание посетить экскурсию Фамилия (если ФЛ предоставило), имя, отчество (если ФЛ предоставило), номер телефона, адрес электронной почты Согласие на обработку ПД 3 года с даты последнего контакта с лицом, давшим согласие на обработку ПД 4 Заключение договоров создания объектов долевого строительства, купли-продажи, оформление правоотношений, связанных с намерением покупателя приобрести объект недвижимости Покупатели; иные лица, подписывающие договор Фамилия, имя, отчество, паспортные данные, включая идентификационных номер, адрес проживания, иные данные в соответствии с условиями договора Если Покупатель – ФЛ –на основании договора с СПД (абз.15 ст. 6 Закона) Если Покупатель – ЮЛ – на основании абз.20 ст. 6 Закона, ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК.
10 лет после окончания срока действия договора, либо 3 года после окончания срока действия договора, в случае проведения налоговой проверки 5 Рассмотрение обращений, в том числе внесенных в книгу замечаний и предложений Лица, направившие обращение, иные лица, чьи ПД указаны в обращении Фамилия, имя, отчество, адрес места жительства или регистрации, иные персональные данные, указанные в обращении Абз. 20 ст. 6 Закона, п. 1. ст. 3 Закон Об обращениях граждан 5 лет с даты последнего обращения, 5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений 6 Заключение и исполнение иных гражданско-правовых договоров Лица, подписывающие договор Фамилия, имя, отчество, иные данные в соответствии с условиями договора Абз.20 ст. 6 Закона, ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК. 10 лет после окончания срока действия договора, либо 3 года после окончания срока действия договора, в случае проведения налоговой проверки 7 Прием и отправка почтовых отправлений Адресаты и адресанты почтовых отправлений Фамилия, имя, отчество, адрес отправления При отправлении писем – абз. 20 ст. 6 Закона, при получении писем – абз. 16 ст. 6 Закона Постоянно 8 Ведение электронной базы данных контрагентов Контрагенты Фамилия, имя, отчество, паспортные данные, включая идентификационных номер, адрес проживания, иные данные в соответствии с условиями договора Согласие на обработку ПД; Абз. 20, ст. 6 Закона, ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК.
3 года; 10 лет после окончания срока действия договора, либо 3 года после окончания срока действия договора, в случае проведения налоговой проверки
9 Исключен 10 Формирование отчетов по выдаче материальных ценностей Дольщики и покупатели, обратившиеся для выдачи подарка Номер телефона, фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные абз. 15, 20 ст. 6 Закона, ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК. 10 лет после окончания срока действия договора, либо 3 года после окончания срока действия договора, в случае проведения налоговой проверки 11 Предоставление информации банковским учреждениям в целях привлечения финансирования Покупатели, потенциальные покупатели, лица, намеревающиеся подписать или подписывающие договор по доверенности Номер телефона, фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные Согласие на обработку персональных данных 3 года 12 Проведение конкурсов, рекламных акций Участники конкурсов, рекламных акций, их законные представители Номер телефона, фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные Согласие на обработку персональных данных 3 года 13 Создание и распространение рекламных материалов Лица, чьи персональные данные содержатся в рекламных материалах Фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные (в случае заключения договора), фото- и видеоизображения Согласие на обработку персональных данных 3 года 14 Предоставление информации организациям, уполномоченным на осуществление учета, расчета и начисления платы за жилищно-коммунальные услуги, платы за пользование жилым помещением и возмещения расходов на электроэнергию, платы за другие услуги Покупатели, заключившие договоры с Организацией Номер телефона, фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные Согласие на обработку персональных данных 3 года; Способы обработки персональных данных
- Организация собирает, систематизирует, хранит, изменяет (в случае необходимости), использует, обезличивает (в случае необходимости), предоставляет уполномоченным лицам, удаляет персональные данные субъектов персональных данных.
- Организация собирает персональные данные непосредственно у субъекта персональных данных, а также у третьих лиц в случаях предусмотренных законодательством.
- Систематизация персональных данных осуществляется автоматизировано с привлечением информационных систем.
- Организация предпринимает технические и организационные меры для обеспечения сохранности персональных данных, хранящихся как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Организация использует персональные данные в соответствии с законодательством и внутренним регламентом, обеспечивает своевременное информирование работников, задействованных в обработке персональных данных с локальными документами и осуществление контроля за исполнением установленного порядка.
- Персональные данные могут быть использованы для подготовки отчетов по анализу спроса и предложения, эффективности работы сотрудников Организации, иных документов, создаваемых для улучшения эффективности работы Организации. В таком случае такие персональные данные обезличиваются в форме введения идентификаторов, изменения состава или смыслового значения, разделения или перемешивания персональных данных и представляют собой материал для составления статистических данных.
- Организация удаляет персональные данные по истечение действия согласия на обработку персональных данных при отсутствии других правовых оснований их обработки.
Со-операторы и уполномоченные лица
- Оператор поручает обработку персональных данных со-оператору: ООО «Бир Бай» (УНП 193489281; 220076 г. Минск, ул. Петра Мстиславца, дом 9, пом. 3-9) на основании договора оказания риэлтерских услуг. Срок хранения персональных данных, собираемых со-оператором – 3 года с даты последнего контакта с субъектом персональных данных.
- Организация передает персональные данные со-операторам в рамках реализации инвестиционного проекта «Экспериментальный многофункциональный комплекс «Минск-Мир»: ООО «Дубай Инвестмент», ООО «Луксудо», ООО «Гранд Атриум Девеломпент», ООО «Джи Файв Констракшн». Основанием для передачи персональных данных является согласие на обработку персональных данных, полученное оператором.
Обработка персональных данных может быть поручена уполномоченным лицам: третьим лицам, с которыми у Организации заключены договоры на оказание услуг Организации (рекламных, курьерских, юридических, аудиторских, бухгалтерских, консультационных, банковских, услуг по администрированию баз данных и других), в случае, если это необходимо для надлежащего оказания услуг такими третьими лицами Организации. Список таких уполномоченных лиц будет регулярно актуализироваться, и Организация обязуется предоставлять информацию об уполномоченных лицах, которым будет поручена обработка персональных данных контрагентов по первому требованию субъекта персональных данных без ограничения по количеству запросов.
Права субъектов персональных данных и механизм их реализации
- Субъект персональных данных имеет право:
9.1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных Организация обращалась к субъекту персональных данных за получением согласия. В этой связи право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется на основании договора либо в соответствии с требованиями законодательства;
9.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, содержащей:
место нахождения Организации;
подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица Организацией;
его персональные данные и источник их получения;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
срок, на который дано его согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);
наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц);
иную информацию, предусмотренную законодательством;
9.3. требовать от Организации внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;
9.4. получить от Организации информацию о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых Организацией, третьим лицам. Такое право может быть реализовано один раз в календарный год, а предоставление соответствующей информации осуществляется бесплатно;
9.5. требовать от Организации бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;
9.6. обжаловать действия (бездействие) и решения Организации, нарушающие его права при обработке персональных данных, в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством, а также в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных.
- Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных Организацией, субъект персональных данных подает в Организацию заявление в письменной форме или в виде электронного документа (а в случае реализации права на отзыв согласия – заполняет форму отзыва согласия на сайте minskworld.by, если согласие было получено в электронной форме) по почтовому адресу г. Минск, ул. Мстиславца, 9, 9-13, 220076 или по электронной почте dpo@minskworld.by.
Такое заявление должно содержать:
фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
дату рождения субъекта персональных данных;
изложение сути требований субъекта персональных данных;
идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.
Организация не рассматривает заявления субъектов персональных данных, направленные иными способами (e-mail, телефон, факс и т.п).
Организация регулярно анализирует принимаемые меры по обеспечению защиты персональных данных и актуализирует этот процесс исходя из существующих обстоятельств. За содействием в реализации прав субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации, направив сообщение на электронный адрес dpo@minskworld.by.
